Durante muchos años el uso de papel ha sido la norma en la mayoría de empresas. Sin embargo, la llegada de recursos tecnológicos y la coyuntura de la crisis sanitaria nos ha demostrado que el papel tiene los días contados en las oficinas. ¿Por qué dejar de usar papel en tu negocio?
Tiempo de búsqueda
La búsqueda de documentos no es una tarea sencilla si se pone en manifiesto la cantidad de canales y actividades de una empresa mediana o grande. ¿Cuánto tiempo demoran nuestros colaboradores en encontrar los documentos requeridos?
Costos de Almacenamiento
Los espacios para almacenar documentos tienen un costo, muchas veces se almacenan documentos duplicados y copias innecesarias. Esta gestión de documentos hace más difícil su búsqueda y también ponen en riesgo la integridad de los mismos.
Dificultad de monitorear flujos de trabajo
Los procesos basados en papel pueden incitar a errores, tiempos muertos y que las tareas queden inconclusas por la falta de visibilidad y monitoreo en tiempo real para identificar y eliminar pasos innecesarios.
Pérdidas de Documentos
Los documentos en papel tienen un mayor riesgo de pérdida. Puede ser un error humano como que se traspapelaron o se archiven mal, como también algo más drástico como un incendio o inundación en la oficina. En todo caso, la consecuencia es la misma: la perdida de información valiosa.
Horas laborales perdidas
Se estima que al año se pierden más de 500 Horas laborales en búsqueda y recuperación de documentos físicos. Estas horas pueden y deben ser invertidas en actividades más beneficiosas para la empresa. Quizá en el pasado cuando no existían formas digitales de gestión, esta pérdida de recursos era un mal necesario, pero actualmente no es rentable perder horas/hombre en actividades que se pueden realizar en segundos gracias a una app o programa de computadora.
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